Sastanku prisustvuju članovi Projektno-koordinacijskog odbora, koji su ujedno i voditelji nekih aktivnosti, zatim projekt-koordinatorica, koja je i direktorica "Oaze", te zaposlenici prema potrebi: upravna pravnica, inženjer računarstva, osobe zaposlene preko javnih radova koje se poziva na proširene sastanke prema temama koje se na njih odnose.
Sastanke saziva projekt-koordinatorica, koja i priprema teme za dnevni red, i to od onih koje se odnose na samu "Oazu", radno vrijeme, knjigovodstvene pojedinosti, troškove i potrebne nabavke, preko organizacionih tema koje određuju kako provesti određene aktivnosti, pa sve do novosti o tome koji su natječaji objavljeni, na koje natječaje "Oaza" ima reference da aplicira, s kime ići u partnerstvo, koje radionice i seminare pohađati itd.
Na sastancima se također raspravlja i o fazama u provođenju nekog projekta te kako ga poboljšati, ubrzati ili privesti kraju. Dosta se raspravlja o socijalnim projektima za stare osobe, o besplatnim toplim obrocima, o "Oazinoj" burzi odjeće i obuće, o osobama koje trebaju praćenje krvnog tlaka, razine šećera u krvi ili usluge i savjete fizioterapeutkinje, a isto tako o radu s djecom, likovno-kreativnim i plesnim radionicama, o radu sa ženama, o suvenirima, sajmovima, izložbama, javnim tribinama…
Takvi sastanci obično imaju podosta točaka na dnevnom redu, ali se o svemu nastoji raspraviti u što kraćem vremenu, kako bi svi prisutni s njega otišli sa što jasnijim predodžbama o zadacima koji im predstoje u sljedećem tjednu.
